人事院規則九―四〇（期末手当及び勤勉手当）（法令ID：338RJNJ09040000）は、一般職の職員の給与に関する法律に基づき、期末手当と勤勉手当について、支給を受ける職員、在職期間、勤務期間、成績率、支給日、端数計算などを定める人事院規則です。条文全文は法令全集の人事院規則九―四〇ページおよびe-Gov法令検索で確認できます。各府省の人事・給与担当者や、国家公務員の賞与に相当する手当の根拠を確認する人が参照する場面があります。この記事では、e-Gov掲載の条文に基づき、期末手当と勤勉手当を分けて確認する視点を整理し、個別職員の支給額や成績率を算定するものではありません。

給与法第19条の手当を具体化する規則

人事院規則九―四〇は、一般職給与法の期末手当及び勤勉手当に関する規定を実務で扱うための規則です。e-Gov掲載の制定文では、人事院が一般職の職員の給与に関する法律に基づき、期末手当及び勤勉手当に関しこの規則を制定するとされています。

この規則で扱う二つの手当は、どちらも一定時期に支給される給与項目ですが、確認する軸が異なります。期末手当は、基準日に在職しているか、在職期間をどのように算入するか、支給対象から除かれる職員に当たるかが重要になります。勤勉手当は、勤務期間、期間率、成績率、人事評価との関係を確認する必要があります。

補助情報として、法令の基本情報を整理すると次のとおりです。

項目内容
正式名称人事院規則九―四〇（期末手当及び勤勉手当）
法令番号昭和三十八年人事院規則九―四〇
法令ID338RJNJ09040000
制定年1963年
主な分野国家公務員給与、期末手当、勤勉手当、成績率、支給日

この規則を読むときは、給与法の条文だけでなく、人事院規則九―四〇の各条、職員の身分状況、人事評価、勤務実績、発令記録を対応させることが必要になります。

期末手当は基準日の在職状況から確認する

期末手当については、まず基準日に在職しているかを確認します。人事院規則九―四〇第1条は、給与法第19条の4第1項前段の規定により期末手当の支給を受ける職員について、同項に規定するそれぞれの基準日に在職する職員を前提にしつつ、一定の職員を除く形で定めています。

同条では、無給休職者、刑事休職者、停職者、一定の非常勤職員、専従休職者、無給派遣職員、育児休業をしている一定の職員、交流派遣職員、自己啓発等休業をしている職員、配偶者同行休業をしている職員などが列挙されています。支給対象を確認するときは、単に在職しているかだけでなく、その基準日にどの身分状態にあったかを確認します。

第2条以下では、退職または死亡した職員に関する取扱いも置かれています。基準日前に退職した場合でも、退職日、基準日までの間にどの身分になったか、引き続き別の公的機関等の職員になったかにより、確認すべき条文が変わります。

給与事務では、基準日、在職状況、休職・停職・派遣・休業の発令、退職日を一つの時系列で整理します。期末手当は支給月だけを見るのではなく、基準日における身分関係から確認する手当です。

在職期間は身分の空白と除算を見落とさない

期末手当の額を確認するうえで、在職期間は重要な要素です。人事院規則九―四〇には、期末手当に係る在職期間を扱う条文が置かれています。支給対象であっても、在職期間の算入や除算により、支給割合に影響する場合があります。

在職期間を確認するときは、任用日、退職日、休職期間、停職期間、育児休業、派遣、自己啓発等休業、配偶者同行休業などの期間を整理します。給与法の適用を受ける職員として在職した期間だけでなく、一定の公的機関等との関係が問題になる場合もあります。

この規則では、期末手当に関する在職期間と勤勉手当に関する勤務期間が別に扱われています。どちらも期間を数える制度ですが、目的が異なります。期末手当では在職していた期間が中心になり、勤勉手当では勤務実績や勤務しなかった期間の扱いがより直接に関係します。

人事・給与担当者は、人事異動通知書、休職発令、復職発令、育児休業承認、派遣発令、退職発令を確認し、基準日ごとの期間計算に反映します。期間を誤ると、過払いまたは支給不足につながるため、発令記録と給与計算資料の整合性が重要です。

一時差止処分は支給前の別手続として扱う

人事院規則九―四〇には、期末手当等の一時差止処分に関する条文がまとまって置かれています。e-Gov掲載の条文見出しでは、一時差止処分に係る在職期間、一時差止処分の手続、一時差止処分の取消しの申立ての手続、一時差止処分の取消しの通知、審査請求の教示などが確認できます。

一時差止処分は、期末手当や勤勉手当の通常の計算とは異なる確認領域です。支給対象か、在職期間がどれだけか、成績率がどうかという計算の前提とは別に、支給を一時的に差し止める手続が問題になります。

手続を確認するときは、処分の根拠、対象となる手当、処分の時期、職員への通知、取消しの申立て、審査請求の教示を分けて整理します。処分に関する資料は、給与計算資料だけでなく、人事・服務・処分関係の資料とも接続します。

この記事では個別の一時差止処分の可否や妥当性は判断しません。制度を読むうえでは、通常支給の計算条文と、一時差止処分に関する手続条文を混同しないことが重要です。

勤勉手当は勤務期間・期間率・成績率を分ける

勤勉手当については、期末手当とは異なり、勤務成績や勤務実績との接続が強くなります。人事院規則九―四〇第7条は勤勉手当の支給を受ける職員を扱い、第9条は勤勉手当の支給割合、第10条は勤勉手当の期間率、第11条は勤勉手当に係る勤務期間を扱っています。

勤勉手当を確認するときは、まず支給対象職員に当たるかを確認し、次に勤務期間、期間率、成績率を分けて見ます。勤務期間は、一定期間に実際に勤務した状況や勤務しなかった期間の扱いに関係します。期間率は、その勤務期間を手当額に反映するための要素です。

成績率は、人事評価や勤務成績との関係で確認されます。第13条以下に勤勉手当の成績率に関する規定が置かれており、支給割合や期間率だけでは決まらない部分を扱います。成績率は個別職員の評価と密接に関係するため、具体的な率を記事で判断することはできません。

実務では、人事評価結果、勤務期間、休職・停職・育児休業等の期間、懲戒処分の有無、職員区分を確認します。期末手当と勤勉手当は同時期に支給されることがありますが、確認すべき資料と計算の考え方は分けて整理します。

成績率は人事評価資料と給与資料をつなぐ

勤勉手当の成績率は、人事評価制度と給与事務をつなぐ領域です。人事院規則九―四〇の条文見出しでは、第13条以降に勤勉手当の成績率に関する規定が置かれています。ここでは、勤務成績を手当額にどう反映するかが問題になります。

成績率を確認するときは、人事評価の期間、評価結果、確認手続、職員区分、勤務期間との関係を整理します。人事評価の結果がどのように勤勉手当へ反映されるかは、給与法、人事院規則、人事院通知、所属機関の給与事務資料を合わせて確認します。

注意すべきなのは、成績率の確認が単なる給与計算では終わらない点です。評価結果の確定、評価者・調整者の手続、評価期間中の異動、休業、併任などがある場合、給与担当だけでなく人事評価担当との連携が必要になります。

個別職員の成績率は、具体的な人事評価や勤務状況に基づくため、一般記事で結論を出すことはできません。制度としては、勤勉手当が勤務成績を反映する手当であり、期末手当とは異なる確認軸を持つことを押さえる必要があります。

支給日・端数計算・雑則は給与事務の出口になる

人事院規則九―四〇の末尾には、支給日、端数計算、雑則に関する規定が置かれています。これらは制度の中心論点に見えにくいものの、給与事務では最後に必ず確認される事項です。

支給日は、期末手当と勤勉手当をいつ支給するかに関係します。基準日、在職期間、勤務期間、成績率を確認した後、支給日までに計算、確認、決裁、給与システム処理を行う必要があります。支給日が近い時期に異動、休職、退職、処分がある場合は、資料の確定時点が重要になります。

端数計算は、手当額を算定した後の処理に関係します。複数の率や期間を掛け合わせる給与計算では、端数処理のルールを誤ると金額が変わります。条文上の端数計算規定と給与システムの処理が一致しているかを確認します。

雑則は、規則本体で扱い切れない事項を人事院が定める余地と関係します。給与事務では、規則本文だけでなく、人事院通知、給与実務資料、所属機関の手引も確認します。

支給確認では基準日から支給日までを時系列にする

人事院規則九―四〇を実務資料と照合するときは、基準日から支給日までを時系列にすると整理しやすくなります。期末手当では基準日の在職状況、勤勉手当では勤務期間や成績率が重要になるため、日付と資料を対応させます。

確認されやすい資料には、任用発令、休職・復職発令、停職処分、育児休業承認、派遣発令、退職発令、人事評価結果、勤務期間の記録、給与計算資料があります。これらを支給月だけでまとめると、どの期間がどの手当に影響したのか分かりにくくなります。

実務上は、期末手当と勤勉手当が同じタイミングで支給されるため、一つの賞与処理として扱われることがあります。しかし、条文上は、支給対象、期間、成績率、一時差止処分、支給日、端数計算の確認軸が分かれています。

制度を読むときは、最初に「期末手当の確認」なのか「勤勉手当の確認」なのかを分けます。そのうえで、基準日、在職期間、勤務期間、成績率、支給日を順に並べると、条文と給与資料を対応させやすくなります。

給与担当者が確認表を作る場合は、期末手当用の欄と勤勉手当用の欄を分けると実務上の混同を避けやすくなります。基準日の身分、在職期間の除算、勤務期間の除算、成績率、支給停止や一時差止処分の有無を別々に記録すると、後日の照会や監査でも根拠を示しやすくなります。

特に異動や休業が多い職員については、支給月の直前だけを見ても判断材料が不足します。基準期間内の発令を時系列にし、どの発令が期末手当と勤勉手当のどちらに影響するのかを整理することが重要です。

参考リンク

この記事では、以下の公式・公的情報を参照しました。